想寫關於記者會邀請的技巧，已有段時間了，但因稿債纏身，一直延宕至今，
之所以會寫這個主題，跟常聽到記者朋友抱怨，
「那些『個個纏』的公關，夠煩人！」有關，
我一直在想，這或許與不當的邀訪技巧，招致的反感有密切的相關性！
舉個例子來說：雖然，現在發e-mail跟簡訊，都很方便，
但是很多公關人員，召開記者會時，
常常會為了安心，照三頓發e-mail跟簡訊，
搞得記者會的邀請函，多得像垃圾信一樣，
老是收不完，就會讓記者們覺得很賭懶！
又有些公關人員又喜歡把記者會邀請函，搞得美輪美奐，
檔案超大，一收就得收很久，
這更是會讓急著要處理其它緊急e-mail的記者，急到想抓狂！
為了說明方便，把記者會邀訪，拆成幾個部份，逐一說明：
@邀訪的記者名單：
這是召開記者會前，最基本的基本功，但不知為何，現在用心整理記者會名單的人，真的少之又少，常常可以看到單一個媒體，就有一整串的名單，美其名是散彈打鳥，但如果我知道主辦單位是用這種方式在邀請記者，除非是很有興趣的議題，或者閒到發慌、被同業拖去聊天、喝下午茶，否則，通常都不出席，以免，在現場又碰到自己的同事，太尷尬。
原則上，記者會邀請的記者，應該是主跑這條線的記者，若主跑記者休假，再找代班的記者，但有些公關人員，不知是那根筋不對勁，特愛跳過主跑記者，直接找上主跑記者的長官，這會造成主跑記者的困擾，特別是如果主跑記者，沒有跟長官相處很融洽時，造成的負面影響更大。
盡可能在整理名單時，不要忽略大大小小的媒體，或給予記者大小眼的不平等對待，因為，每個媒體都自有其影響力，都值得公平的對待。
@MSN邀訪：
MSN可說是公關人員的利器，若你能拿到記者的MSN，表示在某個程度上，你可與記者保持某一程度上的連繫及友好程度。
MSN上的名稱及個人訊息，可以提供公關人員相當多有參考性的線索，例如：記者現在有沒有在線上、忙碌與否、心情如何等等，透過MSN連絡，在大部份的時間裡，比較不會打擾到正在忙著截稿的記者，因為，截稿截得如火如荼的記者，通常比較不會有時間上MSN，在MSN上，也比較不會有反應。
而一些不方便在辦公室或電話中談論的事宜，也可以經由MSN來詢問，例如：最近忙不忙、那天記者會比較少，比較適合開記者會等等，有時用MSN打聽業界八卦，也比其它方式方便得多。
透過MSN邀訪的另一個好處是，可在線上即時傳遞檔案，若用的是最新版的MSN，利用【共用資料夾】的分享，在傳遞一些大檔案時，也比較不會打擾到記者其它e-mail的收發，可說是重要訊息傳遞的利器。
@記者會邀請函：
現在有很多平面記者，都不是每天進報社的，所以，正式的記者會邀請函，以e-mail寄發，會比傳真、郵寄，都方便、即時很多，但若是有線電視記者，因新聞調度頻繁，發傳真就比e-mail、郵寄重要很多。
在撰寫記者會邀請函時，因媒體需求不同，建議可分平面、電視二大類，平面可以記者會的議題為主，電視則可以現場可拍得的畫面為主。若邀請的記者路線不同，可再根據記者的特性，依醫療、消費、娛樂作更精緻的規劃。
邀請函的內容，建議以一頁A4可容納的內容為限，不宜包山包海，以免模糊焦點，記者會主題，儘量要與時事相結合，可以增加記者出席的意願，至於記者會的時間、地點、連絡窗口，當然，要一眼就可看到，並且可以隨著連絡得上，這些原則，雖然簡單，但往往是最容易被忽略的部份。
根據我的經驗，邀請函中最常錯的內容，竟是記者會的日期，有的是日期對了，星期不對，有的是星期對了，日期竟錯了，這種最基本的內容，最常出錯！
而在議題的選擇上，切忌不可陷記者於不義，例如：尚未通過衛生署核可的醫材，絕不可大剌剌的開記者會，擺明故意違法，或者是明明是商業行為，卻誤導記者是公益活動，即使一時間騙到了記者，也犯了記者的大忌，極有可能付出慘烈的代價，難以修復破裂的關係。
@e-mail邀訪：
e-mail在正式寄給記者前，務必先行掃毒，並先試寄到公司的信箱，看看是否會變成亂碼，或有其它未知的問題，如果因接收記者會邀請函，而意外電腦中毒，記者通常會很不開心、記恨很久，這是因為電腦是記者吃飯的傢伙，萬一中毒會馬上影響到工作進度，也難怪記者會抓狂。
建議使用有人會經常收發的e-mail帳號，來發e-mail邀請函，寄件者名稱最好標明清楚發信的單位及發信人，以便記者以回覆(RE：)信件方式問問題時，有人可迅速處理，不會有遺漏！
若有把握e-mail的正確性，可在主旨，以記者的名字開頭，可增加記者閱讀到此封邀請函的意願，但若記者的名字跟e-mail對不起來，就不宜冒險，以免弄巧成拙，例如：把註明A記者的信函，寄給了B記者，而徒生爭端，主旨中最好能夠點出記者會的名稱、時間、地點。
在內容欄位，建議以純文字的模式，貼一份記者會邀請函的重點，如：記者會的時間、地點、連絡窗口，方便記者在打開e-mail時，可直接看到記者會的重點訊息，也可避免記者，因打不開附件檔案，而錯失接收記者會訊息的機會。
e-mail的附件，檔案儘量小，可避免灌爆記者的e-mail信箱，並建議使用純文字或其它常見的軟體，如：word，據我所知，有些報社的電腦，真的只配了word軟體給記者，連excel、powerpoint都沒有。
以e-mail發記者會邀請函，還有一個重點，就是不要發得像垃圾信那頻繁，當我還在當記者時，曾經封鎖了一些公關公司的e-mail，就是因為他們的記者會邀請函，實在發到令人生厭的程度，已經對我的e-mail收發造成明顯的干擾。
@簡訊邀訪：
雖然，很多人會使用簡訊軟體作邀請，但我個人非常不建議，因為有些拇指族的記者，也會直接用簡訊回覆他們的需求，中間就會有所遺漏或誤會，建議還是直接用公關人員的手機來發簡訊會比較恰當。
簡訊中，同樣必須有記者會的時間、地點、連絡窗口，同樣不宜發得太誇張，因為手機訊息一直進來，也會讓記者覺得很煩、很像疲勞轟炸。
@電話邀訪：
我認為電話邀訪是所有記者會邀訪中，困難度最高、成就感最高，也是最容易得罪記者的部份，因為，電話是很即時的反應，最考驗公關人員的功力及臨場反應。
打電話邀訪的時機很重要，你必須事先了解，各個媒體的工作生態，儘量避開截稿的尖峰時間，作電話邀訪，因為截稿時是記者一天中，火氣、時間壓力最大的時段。
倘若，記者跟你說，「我正在截稿」，除非他主動表明沒有關係，否則，就該立刻收線，下次再另找時機作電話的邀訪，切忌再打擾記者截稿。如果，記者的聲音聽起來很緊、有明顯壓低、急躁的傾向，也表示他正在忙碌，也宜早早收線。
另一種情況是記者在國外出差，倘若是日夜顛倒的時差國家，必定立刻收線。即使是非時差國家，也不宜久談，因為現在媒體普遍不景氣，記者常必須自行吸收國外出差的費用，漫遊費很貴，大部份的記者都會很在意。
在打通電話的那一剎那，把自己扮演的角色解釋清楚也很重要，例如：我是誰在那家公關司服務，代表誰作什麼樣的記者會邀請，這是很多公關新手會忽略的部份。
而打電話給記者之前，公關人員必須熟知記者會的相關細節，用最簡單順暢的方式，陳述記者會的重點，引起記者的興趣，這跟每個公關人員的口條、說故事的能力、現場反應很有關係。
很多公關公司在作電話邀訋時，只急著問記者能不能出席，但卻不努力提供值得記者出席的新聞點，這實在是誤解了邀約的目的。事實上，在電話中，提供具有吸引力的新聞議題，絕對比問記者能不能出席，重要得多。
若是同一家公關公司，最好先協調好，由誰負責那些記者的邀訪的電話，作好內部的溝通與即時的連繫，不要在短時間內，同時有好幾位公關人員打給同一位記者，這樣記者也很容易發火。
而且，除非你跟記者很交好、交情很深，否則絕對不要”求”記者出席你的記者會，特別是在當天有很多記者會撞場的時候。
你可以說「我知道今天的記者會很多，但我們這一場真的很值得來看一看，還是希望你能抽空來，如果真的來不及我再補資料給你！」，而不要用哀兵政策說「今天記者會很多，我怕現場一個人都沒有，拜託你一定要來充人場！」，因為如果連你自己都對自己的記者會沒信心，憑什麼要求記者浪費時間來參加你的記者會呢？
我個人也很不喜歡公關人員，以「會送很棒的記者會禮物」來吸引記者參加記者會，在某個角度上，會有被羞辱的感受， 畢竟，對記者來說，能在記者會上得到好的新聞素材，認識重要的受訪對象，才是參加記者會的主要目的，有沒有記者會禮物，對大部份的醫療線記者來說，都不是重點。
@記者會當天的邀訪：
其實據我自己的經驗，記者會當天會不會出席，記者心中大多早有定見，當天有沒有再接到邀訪電話，完全不會影響到最後的出席狀況，公關人員頂多在早上發個簡訊，作最後的提醒，即可。
有很多公關人員，看到記者會現場的出席狀況不好時，往往會狂CALL記者，但依記者的立場，這是完全不必要的，因為若已到出席時間，會去的，自然就會去，臨時不去的，還是不可能會因為一通電話就奔去。
公關人員與其狂打電話，不如專心用對待VIP的精神，好好招呼已經到了現場的幾位「稀客」，讓已到場的記者留下良好的印象，若是急著狂CALL未到的記者，而冷落了已來捧場的記者，完全是本末倒置。
@取消記者會：
取消記者會對公關人員來說，絕對是最大的惡夢之一，因為，只要有個記者沒有被通知到，而白跑了一趟，絕對會破口大罵，並且至少記恨個三天三夜。
但偏偏有些公關人員，在作記者會邀訪時很熱情，取消記者會卻草草發個e-mail了事，這真是很吊詭的作法啊！
@記者會收尾：
記者會到最後，難免要有一個收尾，最慘的收尾，就是「新聞沒有露出」或者「新聞露出內容，與記者會目的持相反意見」，這對公關人員都是很大的打擊。
踫到這種情況，公關人員可以禮貌的詢問一下記者「有沒有什麼需要補充的資料或安排專訪？」或者客氣的說「如果未來你想作相關議題，歡迎隨時再跟我們連絡！」。
但是，不管再怎麼絕望或失望，也別白目的跟記者說「你答應要來怎麼後來沒有來？」或者說「你人都來了，怎麼新聞都沒有見？」、「新聞怎麼只有這麼一點點」、「你怎麼會這樣寫新聞啊！？害我被客戶罵…」，畢竟，記者，就是記者，就算交情再好，他也只為自己的新聞、讀者負責，可不是為了你的公關需求，才存在的。
(本文感謝BEERU姐姐提供妙聽聞~)
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